MaC-MathiC '08

Originally written at March, 23rd 2008

Waduh, jiwa menulisku tumbuh lagi nih, berkat salah satu dosenku yang cukup menginspirasiku untuk menulis. Hiks hiks, sayangnya sebentar lagi beliau nggak jadi dosen tetap lagi. Postinganku kali ini akan menceritakan ulang tentang salah satu program kerja yang sudah aku jalankan sebagai anggota BEM Universitas Ma Chung. Yah, bisa dibilang ini sebagai evaluasi kegiatan yang pribadi dari dalam hatiku sendiri, setelah cukup puas melakukan evaluasi dengan OC maupun dengan LK (dan Korbidkem). Semua (mungkin) uneg-uneg akan aku keluarkan di postinganku ini.

Peringatan : Mohon maaf, semua nama di postingan ini akan disamarkan. Barang siapa yang merasa dirinya mendapat predikat baik di postingan ini, itu wajar. Namun barang siapa yang merasa dirinya mendapat predikat buruk di postingan ini, maka bertaubat dan berubahlah menjadi lebih baik, jangan selalu mencari alasan untuk pembenaran diri.

Kira-kira sekitar bulan November 2007, pemilihan OC (panitia pelaksana) untuk kegiatan Olimpiade Matematika tingkat SMA se-Malang Raya yang diselenggarakan oleh BEM Universitas Ma Chung dilaksanakan. Awalnya, kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan sekitar bulan Februari 2008. Tapi, salah satu SC yang aku percayai untuk mencari informasi mengatakan bahwa "Jika kita bekerjasama dengan bagian PR (Public Relation), maka kita akan lebih mudah dalam masalah publikasi kegiatan. Nah, kalo mau gitu, kita harus memajukan jadwal jadi 12-13 Januari 2008". Dengan berbagai pertimbangan dan kepercayaanku pada SC itu, aku sepakat untuk memajukan jadwal itu.

Dengan majunya jadwal kegiatan, maka jadwal persiapan juga harus maju, yang seharusnya pada bulan Desember 2007 menjadi November 2007 lalu. Nah, disini letak salah satu kesalahan terbesarku. Sampai saat ini aku tetap berpikir, kenapa aku harus setuju dengan rencana memajukan jadwal, toh sebenarnya tugas kita malah jadi tambah berat dan persiapan jadi kurang matang gara-gara minimnya waktu. Oke, itu adalah penyesalan. Kembali ke topik awal. Dengan adanya keputusan itu, aku dan SC satunya cepat-cepat membuka bursa pemilihan OC. Parahnya, waktu pencarian OC ini juga kurang dari 1 minggu. Pada Sabtu pagi sebelum dilaksanakannya tahap interview, jumlah pendaftar nggak sampai 60% dari jumlah panitia yang dibutuhkan. Itupun sebagian juga ada yang mendaftar hanya dengan SMS, tanpa CV. Walaupun demikian proses interview tetap dilaksanakan. Pertanyaan demi pertanyaan kami keluarkan. Ada yang bertampang benar-benar meyakinkan, ada yang bahkan berani mengajukan diri langsung menjadi ketua, ada yang bingung, dan ada yang benar-benar seperti tong-kosong-nyaring-bunyinya yang omong besar pingin dan bisa menjadi sekretaris (ini termasuk sumber kesalahanku terbesarku yang berikutnya, nanti akan kuperjelas). Hampir di penghujung acara, ada beberapa teman yang lewat di depan ruang interview. Tanpa pikir panjang, aku langsung mengajak mereka untuk ikut dalam kepanitiaan ini (merekalah yang nantinya malah menjadi ujung tombak kepanitiaan ini).

Sampai pada akhir tahap interview, dengan hasil dari penarikan paksa teman-teman lain untuk menjadi OC, ternyata kepanitiaan ini kelebihan quota 2 orang, terpaksa tidak kami masukkan. Setelah rapat pemilihan, awalnya kepanitiaan ini sudah fix lengkap dengan jabatan-jabatannya. Namun, gara-gara ada informasi yang terlambat yang mengatakan bahwa BPH dan koordinator tidak boleh tergabung dalam kepanitiaan lain, aku terpaksa mengubah susunan kepanitiaan. Dengan sedikit proses wawancara kecil-kecilan, maka diperoleh panitia dengan susunan :

Ketua :
B***s

Sekretaris :
A**s

Bendahara :
J***n

Pubdekdok :
D***d (Koordinator)
E*a
I***a
N****y

Akpertrans :
J***ng (Koordinator)
H***y
P**u

Acara :
A**m (Koordinator)
L**ia
D***a

Konsumsi :
M**e (Koordinator)
F****ia
D****a

Nah, dari struktur di atas akan kelihatan 2 kesalahan terbesarku yang berikutnya. Yup, nggak ada sie Usaha Dana (maap yah..). Memang dari rencana awal sih aku cuma mau pakai dana Universitas, jadi aku pikir nggak butuh sie Usaha Dana. Tapi ternyata setelah mereka rapat, terjadi pembengkaan dana, jadinya harus ada sponsor buat nutupin kekurangannya. Alhasil semua pihak yang tergabung dalam kepanitiaan ngerangkap jadi Usaha Dana deh (termasuk SC).

Bagi para pembaca yang tergabung dalam kepanitiaan ini pasti sudah tahu, di mana letak kesalahanku yang berikutnya lagi. Yup, kesalahan terletak pada jabatan kedua dari atas (Sekali lagi mohon maaf buat yang bersangkutan. Sekali lagi, ini kenyataan, mohon bercermin dan perbaiki sikapmu).

Ternyata bukan dari SC saja yang merasa "itu" sangat mengganggu. Bahkan dari tiap sie mengeluhkan sikap si sekretaris yang semaunya sendiri dan acuh tak acuh terhadap tugasnya. Jadinya malah sampai-sampai ketua turun tangan dalam urusan surat-menyurat. Sudah gitu "dia" di depanku dan yang lain ngomong sok baik, ngeluarin semua alasan kenapa dia nggak datang rapat kek, nggak sempat buat surat kek, terlambat kek. Tapi, dia malah ngomong sebaliknya ke salah satu sie acara, dia ngomong bahwa panitia yang lainlah yang salah, ini dan itu... Semua "pihak" yang sudah nggak tahan dengan sikap "dia" ngusulin untuk ngadain sidang buat "dia" waktu rapat. Sayangnya waktu itu aku nggak bisa datang rapat (Jadi nggak bisa ikutan nyidang). Katanya sih, udah sampai di sidang gitu "dia" masih bisa ngeluarin alasan-alasan apa aja buat ngebenerin kelakuannya. Aduuhhh....

Persiapan berjalan lancar. Sayangnya ada lagi kesalahan yang lolos dari pengawasanku. Ini masalah kontrak sponsorhip dengan I*****t (Salah satu provider selular terbesar di Indonesia). Mereka menawarkan untuk kerja sama di bidang publikasi. Masalahnya, panitiaku malah nggak cepat-cepat tanda-tangan kontrak. Akibatnya, kita malah dipermainkan. Masalah keterlambatan pencetakan, masalah desain spanduk dan brosur, sampai-sampai ujung-ujungnya Bank Niaga malah ngerasa kecewa sama sponsorship kami. Yah, jadinya yang awalnya mau ngasih 2 juta jadi cuma 500 ribu (dengan berbagai alasan yang nggak bakal cukup kalau aku sebutin).

Alhasil publikasinya jadi terlambat. Bahkan ada sekolah-sekolah yang baru menerima surat setelah hari-H. Jadinya dari target 100 orang peserta, cuma terpenuhi sekitar 50 peserta. Sungguh hasil yang mengecewakan. Padahal total hadiahnya besar loh. Tapi kerjaan sie pubdekdok yang cukup banyak berhasil mereka jalani (dengan bantuan sie yang lain, bahkan SC sampai bantuin juga loh... hehe :D).

Itu dari segi pubdekdok, dari segi akpertrans, wuih, salut! Mereka kerjanya hebat. Hampir nggak ada yang lolos. Bahkan sampai ngerepotin manajer kampus. Sayangnya kurang koordinasi di dalam sie-nya sendiri. Jadinya ada hal-hal yang nyaris lolos.

Dari segi konsumsi cukup oke, sayangnya konsumsi panitia kurang banyak yah (hehe.. :D bercanda). Memang menurutku sie konsumsi memang kerjaannya paling nyantai.

Nah, dari segi acara, acara udah berjalan baik, rapi, dan teratur. Sayangnya lagi-lagi kurang koordinasi dalam sie. Jadinya sempat ada sesi yang agak kacau.

Aduh, aku sudah capek ngetik nih. Dicepetin aja yach... Selesai kegiatan pasti ada yang namanya LPJ. LPJ keuangan sudah beres, tinggal LPJ kegiatan yang belum (bahkan sampai tanggal posting ini belum turun dari rektor).

Tapi, ada sesi refreshingnya juga dunk. Para panitia sepakat main-main ke Jatim Park (usul dari si "dia" yang sebenernya banyak anggota yang nggak setuju, tapi dia ngotot aja) dengan sisa dana yang ada (sekitar 1,1 juta). Sayangnya nggak semua panitia yang datang. Di Jatim Park cukup menyenangkan. Apalagi aku sampai digosipkan lagi dekat sama anak sie konsumsi (haha), padahal dulu itu aku cuma nganggep dia itu lucu, kayak adikku, masa naik colombus aja takut, jadinya malah aku paksa untuk naik permainan yang cukup menegangkan bareng aku. Tapi anak-anak malah ngira aku lagi PDKT ke dia, aduuhhh.... (sekarang pun nggak berhenti, gampang lah, ntar aku jelasin langsung. hehe :D)

Tapi sempat ada masalah lagi. Setelah beberapa hari dari JTP, kami dipanggil BEM untuk masalah sisa dana. Padahal kan sudah kepakai hampir separuhnya. Waduh, aku rada ndredeg waktu itu. Eh, ternyata BEM cuma pingin tahu sisa dana tuh buat apa, trus nyaranin kalo sebagian sisa dana sebaiknya ditabung buat event tahun depan.

Alhasil setelah menyisihkan sisa dana, masih ada sisa dana sekitar 500rb. Kami putuskan untuk makan-makan di Paparons Pizza. Habis itu juga masih ada sisa, ya diterusik karaoke dunk. Malahan sampai 2 jam loh. Sudah selesai lah pembubaran panitia MaC-MathiC '08. Tinggal nunggu turunnya "wahyu" LPJ dari rektor, hiks hiks.

Demikian kisah "fiksi" pengalaman pertamaku mbikin kegiatan dan jadi panitia pengawas. Berikutnya kegiatanku Ma Chung Technopreneur Days 2008. Doain sukses yach (Walaupun aku agak nggak yakin sih, dana butuh lebih dari 100juta sih...). But, I will survive!!!!